Comment Flynn collecte, utilise et protège les informations personnelles. Conformité RGPD complète. Hébergement Union européenne. Aucune cession de données à des tiers commerciaux.
La présente Politique de confidentialité explique comment OUREA IT Services S.à r.l. (« OUREA ») traite certaines données à caractère personnel dans le cadre de la plateforme Flynn, de ses applications et du site internet Flynn, ainsi que la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits.
Flynn est principalement utilisé par des structures et organismes clients d’OUREA pour gérer leurs activités, notamment l’accueil d’enfants, les relations avec les familles et certaines fonctions administratives ou de gestion du personnel. Dans ce cadre, il est essentiel de distinguer les traitements réalisés par OUREA pour le compte de ses clients de ceux qu’OUREA réalise pour ses propres finalités.
OUREA IT Services S.à r.l., RCS Luxembourg B280632, 4A rue Pletzer, L-8080 Bertrange, Grand-Duché de Luxembourg, édite et exploite la solution Flynn.
Pour la majorité des données métier traitées dans Flynn – notamment les dossiers enfants, inscriptions, informations relatives aux familles, données de santé nécessaires à l’accueil, plannings, absences, réservations, factures liées à l’accueil et données de gestion du personnel – la structure ou l’organisme client d’OUREA détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement. Il agit alors en qualité de responsable du traitement et OUREA intervient en qualité de sous-traitant, conformément à ses instructions et au contrat conclu avec lui.
Pour certains traitements propres à l’exploitation de Flynn et à l’activité d’OUREA, OUREA détermine elle-même les finalités et les moyens du traitement et agit en qualité de responsable du traitement. La présente Politique décrit principalement ces traitements.
Lorsqu’une demande concerne un traitement réalisé pour le compte d’une structure, la personne concernée est invitée à s’adresser en priorité à cette structure. OUREA l’assiste, lorsque cela est nécessaire, dans le traitement des demandes conformément à ses obligations de sous-traitant.
Selon les circonstances, OUREA peut traiter des données concernant notamment :
Selon l’utilisation de Flynn et les échanges avec OUREA, les catégories de données suivantes peuvent notamment être traitées par OUREA en qualité de responsable du traitement :
OUREA n’utilise pas les données métier des enfants, familles ou membres du personnel pour ses propres finalités commerciales. Les données de santé, le matricule national et les autres données métier sensibles présentes dans Flynn sont, en principe, traités par OUREA uniquement pour le compte de la structure responsable du traitement, sauf obligation légale ou situation particulière imposant un traitement distinct.
Lorsqu’OUREA agit en qualité de responsable du traitement, les données peuvent être traitées pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Gestion des comptes techniques, authentification et sécurisation de Flynn | Intérêt légitime d’OUREA à assurer la sécurité, l’intégrité et le bon fonctionnement de son service ; exécution du contrat lorsque le traitement concerne directement un interlocuteur contractuel. |
| Prévention, détection et analyse des incidents, abus et accès non autorisés | Intérêt légitime d’OUREA à protéger Flynn, ses systèmes, ses clients et ses utilisateurs ; respect des obligations légales applicables en matière de sécurité, le cas échéant. |
| Support technique et traitement des demandes adressées directement à OUREA | Exécution du contrat avec le client ou intérêt légitime d’OUREA à assurer le support et le suivi de son service, selon la situation. |
| Gestion de la relation avec les clients, prospects, fournisseurs et partenaires | Mesures précontractuelles, exécution du contrat et intérêt légitime d’OUREA à gérer ses relations professionnelles. |
| Respect des obligations légales, réglementaires et gestion des demandes des autorités | Respect d’une obligation légale à laquelle OUREA est soumise. |
| Défense et exercice des droits d’OUREA | Intérêt légitime d’OUREA à constater, exercer ou défendre ses droits. |
| Réponse aux demandes reçues via le site ou les adresses de contact | Mesures prises à la demande de la personne concernée et/ou intérêt légitime d’OUREA à répondre aux demandes reçues. |
Lorsque Flynn est utilisé par une structure pour gérer ses activités, OUREA traite les données sur instruction de cette structure. Selon les fonctionnalités activées, ces données peuvent notamment comprendre des informations relatives aux enfants et aux familles, aux inscriptions et contrats d’accueil, aux plannings, présences, absences, repas et réservations, aux communications, aux factures et documents, ainsi que certaines données relatives au personnel et au temps de travail.
Certaines fonctionnalités peuvent également permettre le traitement de données de santé nécessaires à l’accueil d’un enfant, telles que des allergies, régimes, traitements, certificats ou informations nécessaires à une prise en charge particulière. Ces traitements sont placés sous la responsabilité de la structure concernée, qui détermine leur nécessité, leur base juridique, les personnes habilitées à y accéder et les durées de conservation applicables.
Pour toute information sur les finalités, bases juridiques ou durées de conservation de ces traitements métier, il convient de consulter les informations fournies par la structure concernée ou de la contacter directement.
Selon les traitements, les données peuvent être obtenues :
Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin au regard de leurs fonctions et habilitations. Lorsqu’OUREA agit comme sous-traitant, l’accès aux données métier est régi par les instructions et habilitations définies par le client.
OUREA peut recourir à des prestataires techniques pour fournir Flynn, notamment :
Certaines intégrations peuvent également impliquer un prestataire choisi et contracté directement par le client, par exemple un service de signature électronique. Dans ce cas, les rôles et responsabilités dépendent de l’intégration et de la relation contractuelle concernées.
OUREA ne vend pas les données personnelles des utilisateurs de Flynn.
Les données principales de Flynn sont hébergées dans l’Union européenne, sur Microsoft Azure, région West Europe. Certains services techniques, notamment ceux nécessaires à l’acheminement de notifications push, peuvent toutefois impliquer des prestataires internationaux ou des traitements susceptibles d’entraîner un transfert de données hors de l’Espace économique européen.
Lorsqu’un tel transfert intervient, OUREA veille à ce qu’il repose sur un mécanisme prévu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation applicable ou, lorsque cela est nécessaire, les clauses contractuelles types de la Commission européenne accompagnées des mesures appropriées. Des informations complémentaires sur les garanties applicables peuvent être demandées à privacy@ourea.lu.
Les notifications push sont conçues de manière à limiter les informations affichées et à ne pas contenir, dans leur contenu, de données permettant d’identifier directement l’enfant ou une autre personne concernée.
OUREA conserve les données pendant une durée proportionnée à la finalité du traitement et aux obligations applicables. Les durées peuvent varier selon qu’OUREA agit comme responsable du traitement ou comme sous-traitant.
Lorsque la réglementation impose une durée particulière, celle-ci prévaut. OUREA applique également les procédures contractuelles de restitution et de suppression prévues à la fin de la relation avec ses clients.
OUREA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des communications, le chiffrement des données au repos, la gestion des habilitations, la journalisation de certains événements, la séparation des environnements, les sauvegardes et les mécanismes de continuité prévus pour Flynn.
L’authentification multifacteur peut être activée pour les profils professionnels concernés. Les utilisateurs restent responsables de la confidentialité de leurs identifiants et doivent signaler rapidement toute suspicion de compromission selon les canaux mis à leur disposition.
Le site internet Flynn peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité ou à la conservation de certains choix techniques. Lorsque des cookies ou traceurs non strictement nécessaires sont utilisés, ils doivent faire l’objet de l’information et, lorsque la réglementation l’exige, du consentement préalable de l’utilisateur au moyen du dispositif prévu sur le site.
Les informations détaillées relatives aux cookies effectivement utilisés, à leurs finalités et à leur durée sont, le cas échéant, présentées dans le module de gestion des cookies ou dans une information dédiée accessible depuis le site.
Lorsque OUREA agit en qualité de responsable du traitement, toute personne concernée peut, dans les conditions prévues par le RGPD, exercer les droits qui lui sont applicables, notamment :
Une demande relative à un traitement dont la structure est responsable doit être adressée en priorité à cette structure. Si une telle demande est reçue directement par OUREA, elle pourra être transmise ou traitée en coordination avec la structure concernée conformément aux obligations applicables.
Pour les traitements dont OUREA est responsable, les demandes peuvent être adressées à privacy@ourea.lu. Le délégué à la protection des données peut être contacté à dpo@ourea.lu.
La personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg, ou auprès d’une autre autorité de contrôle compétente dans les conditions prévues par le RGPD.
OUREA n’utilise pas les données personnelles traitées dans Flynn pour prendre, pour ses propres finalités, des décisions individuelles fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire significative les personnes concernées. OUREA n’effectue pas non plus de profilage publicitaire individuel des utilisateurs de Flynn.
Flynn est destiné notamment à la gestion de services concernant des enfants, mais les comptes utilisateurs sont attribués aux parents, représentants légaux, membres du personnel et autres personnes habilitées par les structures. Les données concernant les enfants sont traitées dans Flynn sous la responsabilité de la structure concernée et conformément aux finalités qu’elle détermine.
La présente Politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution de Flynn, des traitements réalisés ou du cadre légal et réglementaire. La version en vigueur est publiée sur le site internet Flynn avec sa date de mise à jour. Lorsque cela est requis, une information complémentaire est fournie aux personnes concernées.
Pour toute question relative à la protection des données : privacy@ourea.lu.
Délégué à la protection des données (DPO)
E-mail : dpo@ourea.lu
Courrier postal: OUREA IT Services S.à r.l. – À l’attention du DPO – 4A rue Pletzer, L-8080 Bertrange, Grand-Duché de Luxembourg